私立A大学は地方の大学ながら、２万人の学生を有する大学です。
情報教育には非常に力を入れており、本年度から、機器を一新し、最新の機器、最新のソフトウエアを導入しております。
今回、新しく、学生のプリント管理システムを導入するにあたり、異なるメーカーのプリンタや、プロッターを管理できること、それから、学内に混在する、Windows、Macintosh, Linux PCからの印刷に関しても、コントロールすることができるという条件が付いておりました。
また、印刷の利便性を向上させるため、ICカード学生証を使った、オンデマンド認証プリントの仕組みも必要とされていました。
今回の導入にあたり、１年前から検討を開始され、このたび、長期にわたる厳選な検討の後、PaperCut MFを導入されることになりました。
導入の決めては主に以下の４点でした。
① プリンタメーカーにかかわらず、印刷上限管理ができること。
② Windowsだけでなく、他のOSからの印刷も管理できること。
③ FCFキャンパスカードの対応した、学生証での認証プリントができること。
④ 価格が適正であることと、管理者の運用が簡単であること。
プリンタメーカーにかかわらず、管理できるPaperCutを導入すれば、数年後のプリンタの置き換え時期が来ても、プリンタを入れ替えるだけで、管理ソフトはそのまま、PaperCutを使うことが出来ます。そのため、学生の操作性も変える必要が無く、次回はプリンタだけの導入検討で済むことになります。
プリンターの管理では、プリンターメーカーが提供しているソフトがあるのですが、多くの場合、そこのメーカーのプリンターしか管理することができず、次回入れ替えの時に、プリンターとセットで管理ツールの導入が必要になってきます。これでは、数年ごとに、メーカーを変える場合は管理ソフトを再度購入しなければなりません。また、同じソフトを引き続き使用しようとすれば、そのメーカーのプリンターを購入し続けなければなりません。
大学でのプリント管理では、運用管理がいかに効率よくできるか、問題発生時に如何に迅速にその学生に対して対応できるか、というのが重要になってきます。
PaperCutはWebベースのソフトウエアで、学内のどこに居ても、PaperCutサーバーにアクセスできる環境にあれば、管理者モードでアクセスできます。また、学生一人一人に専用Webページが用意されるため、学生も自分の使用履歴の確認や、管理者へのリクエストなど、簡単にできます。
例えば、プリント枚数が上限に達したので、10ページだけ許可してほしいとか、トナー切れできれいに印刷できなかったので、枚数を戻してもらいたいとか、言った、要望を管理者に送ることができます。
リクエストを受けた管理者は状況を判断し、必要に応じて、枚数の増減をすることができます。
もちろん、その操作記録は記録されていますから、あとで適切に処理されたことが確認できます。
また、PaperCutリリースステーションはプリンタの横でIDでログインし、自分のジョブを確認して、必要が無ければ削除することもでき、また、バーチャルプリントキューを設定することにより、プリントしたい機械の横でリリースステーションを操作すれば、そこに設置してあるプリンターから出力させることもできます。これで学生も間違いなく、自分の印刷物を受け取ることができ、プリンタ上に放置される紙もほとんど無くなりました。
経費管理と、利便性の両方を実現でき、しかもリーズナブルな価格で実現できるPaperCutは大学にとってなくてはならない基本ソフトとなっています。
